(una pequeña)
Introducción a Excel

¿Qué es Excel?

  • Programa de hoja de cálculo desarrollado por Microsoft

  • Forma parte de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook)


¿Para qué sirve?

  • Permite almacenar, organizar y analizar datos

  • Cuenta con fórmulas para realizar cálculos y análisis estadísticos

  • Permite crear gráficos, tablas dinámicas, …


En la actualidad, es una herramienta fundamental en el mundo empresarial (y académico)

Antes de empezar, una pequeña broma

Lo anterior es cierto, pero … también es cierto esto:

Lo primero es familiarizarse con la interfaz de Excel



       … vamos a abrir Excel

interfaz de Excel !! 😱 😱

[Proveniente de aquí]

Conceptos básicos


Descripción
Celda Intersección de fila y columna (ej: A1)
Rango Grupo de celdas (ej: A1:C10)
Hoja Pestaña dentro del libro
Libro Archivo de Excel (.xlsx)

¿cómo cargar datos en Excel?


  1. Escribir manualmente

  2. Copiar y pegar (desde otras fuentes)

  3. Importar archivos

introducción de Datos (a mano)

Introduce datos hasta dejar tu hoja así:

Para introducir datos …


  1. Seleccionar la celda
  2. Escribir el dato
  3. Presionar Enter o Tab


Consejos:
  • Para cancelar una “operación”: Esc

Excel puede reconocer patrones …

       … y así, completar automáticamente series numéricas, fechas, días de la semana, meses, …


  • ¿Cómo?

    • Escribe el primer valor (o varios) para establecer el patrón
    • Selecciona esas celda(s)
    • Posiciona el cursor en la esquina inferior derecha hasta que aparezca una cruz negra pequeña (+)
    • (y sin soltar el ratón) Arrastra hacia la dirección deseada


  • También se puede hacer con “Doble click” (si hay columna adyacente)

¿cómo moverse por por una hoja de Excel?


Navegación y movimiento

Acción Tecla(s)
Desplazamiento (celda por celda) Flechas
Ir al inicio (a A1) Ctrl + Inicio
Ir a la última celda con datos Ctrl + End
Moverte a la primera celda de la fila actual Inicio
Salta al final o al inicio de un rango de datos (en la columna o fila actual) Ctrl + Flecha


Acción Tecla(s)
Desplazarse una pantalla arriba/abajo AvPag/RePag
Desplazarse una pantalla izquierda/derecha Alt + AvPag/RePag
Cambiar entre hojas de trabajo Ctrl + AvPag/RePag



Documentación oficial aquí

Selección de Datos

Acción Tecla(s)
Seleccionar una celda Click simple (o escribimos las coordenadas en “Cuadro de nombres”)
Selec. varias celdas (rango discontinuo) CRTL + Click
Selec. varias celdas (rango continuo) SHIFT + Click (o arrastrar)
Fila completa Click en el número de fila
Columna completa Click en la letra de columna


Acción Tecla(s)
Selec. rango celda por celda Shift + Flechas
Selec. hasta el final de un rango de datos Ctrl + Shift + Flechas
Selec. desde la posición actual hasta el inicio de la fila Shift + Inicio
Selec. desde la posición actual hasta A1 Ctrl + Shift + Inicio
Selec. desde la posición actual hasta la última celda con datos Ctrl + Shift + End
Selecc. todas las celdas con datos Ir a A1 y Ctrl + Shift + End

al introducir datos es muy útil Copiar y Pegar

  • Ctrl+C / Ctrl+V

  • Click derecho → Copiar/Pegar

Pegado especial

  • Solo valores
  • Solo fórmulas
  • Solo formato
  • Trasponer, …

algunos atajos de teclado útiles

  • Ctrl+Z: Deshacer
  • Ctrl+Y: Rehacer

recuerda algunos de los atajos más útiles


Atajo Función Descripción
Ctrl + C Copiar Copia el texto, archivo o elemento seleccionado al portapapeles
Ctrl + V Pegar Pega lo que tengas copiado en el portapapeles
Ctrl + X Cortar Corta (mueve) el elemento seleccionado al portapapeles
Ctrl + Z Deshacer Deshace la última acción realizada
Ctrl + Y Rehacer Rehace la acción que acabas de deshacer

Fórmulas en Excel


  • Todas las fórmulas empiezan con el signo =

Fórmulas en Excel

(todas las fórmulas empiezan con el signo =)

Por ejemplo:

=5+3
=A1+B1
=A1*B1

Algunas funciones

Función SUMA(): Suma un rango de números

=SUMA(A1:A10)
=SUMA(A1:A5, C1:C5)
=SUMA(A1, A3, A5)


Función PROMEDIO(): calcula la media (aritmética)

=PROMEDIO(A1:A10)
=PROMEDIO(B2:B20)

Otras fórmulas útiles


Función Descripción Ejemplo
MAX Valor máximo =MAX(A1:A10)
MIN Valor mínimo =MIN(A1:A10)
CONTAR Cuenta números =CONTAR(A1:A10)
SI Condición lógica =SI(A1>10,"Sí","No")

Práctica: crear una “tabla” simple y calcular (algunas cosas)

Introduce estos datos en una hoja

Producto Cantidad Precio
Manzanas 50 2,00
Naranjas 30 3,00
Plátanos 40 4,00

Has de dejarlos así:

  1. Primero has de copiar los datos en un hoja de Excel

  2. Después has de usar ….

    • la función SUMA() …. y …
    • la función PROMEDIO() (en la columna C)


Más cosas


       … Filtros, formatos, impresión etc….

Organizando los datos: ordenar y filtrar



Ordenar

  • A-Z o Z-A
  • Mayor a menor
  • Por varios criterios

Filtrar

  • Mostrar solo ciertos datos
  • Filtros por texto
  • Filtros por números
  • Filtros por fecha

Formato condicional


Resalta celdas según condiciones:

  • Valores mayores/menores que …
  • Duplicados
  • Escalas de color
  • Barras de datos

Inicio > Formato condicional

Referencias de celdas: absoluta vs. relativa

Relativa: A1

  • Se ajusta al copiar o arrastar

  • Ejemplo: A1, A2, A3…

Absoluta: $A$1

  • NO se ajusta al copiar o arrastar

  • Siempre apunta a A1

  • Usar F4 para cambiar entre relativa (libre) y absoluta (fija)

Errores comunes

Error Significado Solución
#DIV/0! División entre cero Verificar denominador
#VALOR! Tipo de dato incorrecto Revisar formato
#REF! Referencia inválida Celda eliminada
##### Columna muy estrecha Ampliar columna


Protege tu trabajo

Guardar es fundamental:

  • Ctrl + G → Guardar
  • Guardar como… → Nueva versión


Imprimir correctamente

Configuración de página:

  • Orientación (vertical/horizontal)

  • Márgenes

  • Ajustar a 1 página de ancho

  • Encabezados/pies de página

  • Repetir filas de título en cada página

  • Vista preliminar antes de imprimir

Tablas en Excel



       rangos de celdas vs. tablas

Convertir un “rango formateado” en una “verdadera tabla”

Para convertir un rango en tabla has de:

       1. Selecciona una celda del rango

       2. Presiona Ctrl + T      ó sigue la ruta de menús     Insertar > Tabla

       3. Confirma que el rango tiene encabezados


ventajas de las tablas


  • ✅ Auto-formato profesional
  • ✅ Filtros automáticos
  • ✅ Fórmulas que se expanden solas
  • ✅ Fila de totales integrada

Práctica: convierte nuestro “rango” en una tabla

  • Convierte nuestro “rango” en una tabla
Producto Cantidad Precio
Manzanas 50 2,00
Naranjas 30 3,00
Plátanos 40 4,00

  • Una vez tengas la tabla, crea una fila de totales

  • Finalmente da formato a los precios como moneda

A. Convertir un rango en tabla has de:

  1. Selecciona una celda del rango
  2. Presiona Ctrl + T      ó sigue la ruta de menús     Insertar > Tabla
  3. Confirma que el rango tiene encabezados


B. Para crear la fila de totales en la tabla

  1. Clic en la tabla
  2. Diseño de tabla > Fila de totales
  3. En cada columna elige: SUMA, PROMEDIO, CONTAR, etc.


C. Formatos

  1. Número / moneda / porcentaje
  2. Decimales
  3. Separador de miles

Gráficos con Excel



       … Una imagen vale más que mil palabras/números

¿Por qué usar gráficos?

  • Visualizar tendencias
  • Comparar valores
  • Comunicar resultados
  • Detectar patrones


Tipos de gráficos más comunes

Tipo Cuándo usarlo
Líneas Mostrar tendencias en el tiempo
Circular Mostrar proporciones/partes del total
Columnas / Barras Comparar categorías
X-Y Una variable frente a otra