(una pequeña)
Introducción a Excel

Módulo práctico de ITA
(Grupo M)

¿Qué es Excel?

  • Programa de hoja de cálculo desarrollado por Microsoft

  • Forma parte de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook)


¿Para qué sirve?

  • Permite almacenar, organizar y analizar datos

  • Cuenta con fórmulas para realizar cálculos y análisis estadísticos

  • Permite crear tablas, gráficos, …


En la actualidad, es una herramienta fundamental en el mundo empresarial (y académico)

Antes de empezar, una pequeña broma

Lo anterior es cierto, pero … también es cierto esto:

Lo primero es familiarizarse con la interfaz de Excel



… vamos a abrir Excel

interfaz de Excel !! 😱 😱

[Proveniente de aquí]

Conceptos básicos


Descripción
Celda Intersección de fila y columna (ej: A1)
Rango Grupo de celdas (ej: A1:C10)
Hoja Pestaña dentro del libro
Libro Archivo de Excel (.xlsx)

¿cómo cargar datos en Excel?


  1. Escribir manualmente

  2. Copiar y pegar (desde otras fuentes)

  3. Importar archivos

introducción de Datos (a mano)

Introduce datos hasta dejar tu hoja así:

Para introducir datos …


  1. Seleccionar la celda
  2. Escribir el dato
  3. Presionar Enter o Tab


Consejos:
  • Para cancelar una “operación”: Esc

Excel puede reconocer patrones …

… y así, completar automáticamente series numéricas, fechas, días de la semana, meses, …


  • ¿Cómo?

    • Escribe el primer valor (o varios) para establecer el patrón
    • Selecciona esa(s) celda(s)
    • Posiciona el cursor en la esquina inferior derecha hasta que aparezca una cruz negra pequeña (+)
    • (y sin soltar el ratón) Arrastra hacia la dirección deseada


  • También se puede hacer con “Doble click” (si hay columna adyacente)

¿cómo moverse por una hoja de Excel?


Navegación y movimiento

Acción Tecla(s)
Desplazamiento (celda por celda) Flechas
Ir al inicio (a A1) Ctrl + Inicio
Ir a la última celda con datos Ctrl + Fin
Moverte a la primera celda de la fila actual Inicio
Salta al final o al inicio de un rango de datos (en la columna o fila actual) Ctrl + Flecha


Acción Tecla(s)
Desplazarse una pantalla arriba/abajo AvPag/RePag
Desplazarse una pantalla izquierda/derecha Alt + AvPag/RePag
Cambiar entre hojas de trabajo Ctrl + AvPag/RePag



Documentación oficial aquí

Selección de Datos

Acción Tecla(s)
Seleccionar una celda Click simple (o escribimos las coordenadas en “Cuadro de nombres”)
Selec. varias celdas (rango discontinuo) CTRL + Click
Selec. varias celdas (rango continuo) SHIFT + Click (o arrastrar)
Fila completa Click en el número de fila
Columna completa Click en la letra de columna


Acción Tecla(s)
Selec. rango celda por celda Shift + Flechas
Selec. hasta el final de un rango de datos Ctrl + Shift + Flechas
Selec. desde la posición actual hasta el inicio de la fila Shift + Inicio
Selec. desde la posición actual hasta A1 Ctrl + Shift + Inicio
Selec. desde la posición actual hasta la última celda con datos Ctrl + Shift + Fin
Selecc. todas las celdas con datos Ir a A1 y Ctrl + Shift + Fin

al introducir datos es muy útil Copiar y Pegar

  • Ctrl+C / Ctrl+V

  • Click derecho → Copiar/Pegar

Pegado especial

  • Solo valores
  • Solo fórmulas
  • Solo formato
  • Trasponer, …

algunos atajos de teclado útiles

  • Ctrl+X: Cortar
  • Ctrl+Z: Deshacer
  • Ctrl+Y: Rehacer

¿y si los datos están en un fichero? Importar archivos

  • Un fichero de Excel (.xlsx) se abre sin más: doble click o Archivo > Abrir
  • PERO con los ficheros de texto (.csv) hay que tener cuidado: según quién los haya hecho, las columnas se separan con , o con ;, y los decimales van con punto o con coma
  • Si al abrir un .csv todo sale en una sola columna, o los números salen como texto, impórtalo así: Datos > Obtener datos > De texto/CSV, y elige el delimitador correcto


Por eso, si exportas datos desde R para usarlos en Excel, mejor en formato .xlsx

 

rio::export(df, "datos.xlsx")

Fórmulas en Excel


  • Todas las fórmulas empiezan con el signo =

Fórmulas en Excel

(todas las fórmulas empiezan con el signo =)

Por ejemplo:

=5+3
=A1+B1
=A1*B1

Algunas funciones

Función SUMA(): Suma un rango de números

=SUMA(A1:A10)
=SUMA(A1:A5; C1:C5)
=SUMA(A1; A3; A5)

Ojo: en el Excel en castellano los argumentos se separan con ;, no con , (la coma es para los decimales). Si copias una fórmula de internet, igual tienes que cambiarlo


Función PROMEDIO(): calcula la media (aritmética)

=PROMEDIO(A1:A10)
=PROMEDIO(B2:B20)

Otras fórmulas útiles


Función Descripción Ejemplo
MAX Valor máximo =MAX(A1:A10)
MIN Valor mínimo =MIN(A1:A10)
CONTAR Cuenta números =CONTAR(A1:A10)
SI Condición lógica =SI(A1>10;"Sí";"No")

Práctica: crear una “tabla” simple y calcular (algunas cosas)

Introduce estos datos en una hoja

Producto Cantidad Precio
Manzanas 50 2,00
Naranjas 30 3,00
Plátanos 40 4,00

Has de dejarlos así:

  1. Primero copia los datos en una hoja de Excel, empezando en la celda A1

  2. Después, escribe estas fórmulas:

Celda Fórmula ¿Qué calcula?
D2 =B2*C2 cantidad x precio. Después arrástrala hasta D4
B5 =SUMA(B2:B4) la cantidad total
C5 =PROMEDIO(C2:C4) el precio medio
D5 =SUMA(D2:D4) el total de qxp

Más cosas


… Filtros, formatos, impresión etc….

Organizando los datos: ordenar y filtrar



Ordenar

  • A-Z o Z-A
  • Mayor a menor
  • Por varios criterios

Filtrar

  • Mostrar solo ciertos datos
  • Filtros por texto
  • Filtros por números
  • Filtros por fecha


¿cómo? Selecciona una celda de los datos y Datos > Ordenar y filtrar

  • Con Filtro (o Ctrl + Shift + L) aparece una flechita en cada columna: desde ahí se ordena y se filtra

Formato condicional


Resalta celdas según condiciones:

  • Valores mayores/menores que …
  • Duplicados
  • Escalas de color
  • Barras de datos

Inicio > Formato condicional

Referencias de celdas: absoluta vs. relativa

Relativa: A1

  • Se ajusta al copiar o arrastrar

  • Ejemplo: A1, A2, A3…

Absoluta: $A$1

  • NO se ajusta al copiar o arrastrar

  • Siempre apunta a A1

  • Usar F4 para cambiar entre relativa (libre) y absoluta (fija)

un ejemplo

  • Si en C2 escribes =A2*$B$1 y la arrastras hacia abajo, en C3 quedará =A3*$B$1

  • A2 ha cambiado a A3 porque es relativa; $B$1 no ha cambiado porque es absoluta

Errores comunes

Error Significado Solución
#DIV/0! División entre cero Verificar denominador
#VALOR! Tipo de dato incorrecto Revisar formato
#REF! Referencia inválida Celda eliminada
##### Columna muy estrecha Ampliar columna

Protege tu trabajo

Guardar es fundamental:

  • Ctrl + G → Guardar
  • Guardar como… → Nueva versión

Imprimir correctamente

Configuración de página:

  • Orientación (vertical/horizontal)

  • Márgenes

  • Ajustar a 1 página de ancho

  • Encabezados/pies de página

  • Repetir filas de título en cada página

  • Vista preliminar antes de imprimir

Tablas en Excel



rangos de celdas vs. tablas

Convertir un “rango formateado” en una “verdadera tabla”

Para convertir un rango en tabla has de:

  1. Selecciona una celda del rango

  2. Presiona Ctrl + T      ó sigue la ruta de menús     Insertar > Tabla

  3. Confirma que el rango tiene encabezados


ventajas de las tablas


  • ✅ Auto-formato profesional
  • ✅ Filtros automáticos
  • ✅ Fórmulas que se expanden solas
  • ✅ Fila de totales integrada

Práctica: convierte nuestro “rango” en una tabla

  • Convierte nuestro “rango” en una tabla
Producto Cantidad Precio
Manzanas 50 2,00
Naranjas 30 3,00
Plátanos 40 4,00

  • Una vez tengas la tabla, crea una fila de totales

  • Finalmente da formato a los precios como moneda

A. Convertir un rango en tabla has de:

  1. Selecciona una celda del rango
  2. Presiona Ctrl + T      ó sigue la ruta de menús     Insertar > Tabla
  3. Confirma que el rango tiene encabezados


B. Para crear la fila de totales en la tabla

  1. Clic en la tabla
  2. Diseño de tabla > Fila de totales
  3. En cada columna elige: SUMA, PROMEDIO, CONTAR, etc.


C. Formatos

  1. Número / moneda / porcentaje
  2. Decimales
  3. Separador de miles

Gráficos con Excel



… Una imagen vale más que mil palabras/números

¿Por qué usar gráficos?

  • Visualizar tendencias
  • Comparar valores
  • Comunicar resultados
  • Detectar patrones


Tipos de gráficos más comunes

Tipo Cuándo usarlo
Líneas Mostrar tendencias en el tiempo
Circular Mostrar proporciones/partes del total
Columnas / Barras Comparar categorías
X-Y Una variable frente a otra

¿cómo se hace un gráfico?


  1. Selecciona los datos, con los títulos de las columnas

  2. Insertar > Gráficos y elige el tipo. Si no sabes cuál, prueba Gráficos recomendados

  3. Retócalo: el título, los nombres de los ejes, los colores … Al hacer click en el gráfico aparecen las pestañas Diseño de gráfico y Formato


Es lo mismo que hacíamos con ggplot2: los datos + el tipo de gráfico + los retoques … pero con el ratón

Práctica: haz tus gráficos

  1. Con la tabla de productos, haz un gráfico de columnas con la cantidad de cada producto. Ponle un título

  1. ¿Te acuerdas de las slides de ggplot2? Allí exportamos datos desde R a Excel. Hazlo con la población de cada continente en 2007 y haz con ellos un gráfico de barras
  • Para el 1: selecciona A1:B4 (los productos y sus cantidades), y Insertar > Gráficos > Columnas

  • Para el 2: primero, en R:
df_pob <- gapminder::gapminder %>%
  filter(year == 2007) %>%
  group_by(continent) %>%
  summarise(pob = sum(pop) / 1000000)

rio::export(df_pob, "poblacion_continentes.xlsx")

… después abres el fichero en Excel, seleccionas los datos y Insertar > Gráficos > Barras

Resumen



… lo que hemos visto de Excel

Resumen

  • Excel organiza los datos en celdas, rangos, hojas y libros

  • Los datos se pueden escribir a mano, copiar y pegar o importar (cuidado con los .csv: separador y decimales)

  • Las fórmulas empiezan con =. Hemos visto SUMA(), PROMEDIO(), MAX(), MIN(), CONTAR() y SI()

  • Las referencias a celdas pueden ser relativas (A1) o absolutas ($A$1)

  • Un rango se puede convertir en tabla (Ctrl + T): filtros, formato y fila de totales

  • Los gráficos sirven para ver tendencias, comparar valores y comunicar resultados: se seleccionan los datos y Insertar > Gráficos